Como escolher suas tarefas mais importantes

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Alguma vez você já parou pra analisar as tarefas que você executa todos os dias? Um dia eu parei pra fazer isso e descobri que eu fazia algumas coisas relevantes, que moviam minha vida pra frente.

Por outro lado, percebi que a maior parte do meu dia era composta por "trabalho ocupado", um tipo de trabalho que eu fazia por estar dentro da minha zona de conforto.

Eu estava sendo produtivo.
Eu tinha certeza disso.

Porém, nas coisas erradas.

O problema: é difícil escolher as coisas mais importantes para fazer

Desde esse dia ficou claro pra mim que eu preciso saber quais são minhas tarefas mais importantes e aumentar a prioridade delas. Eu precisava tomar o controle da minha própria vida.

Depois disso, também comecei a notar esse padrão se repetindo em muitas pessoas.

Aqui no Indefinido estamos procurando a melhor forma definir o que é mais importante, tanto pessoalmente quanto no trabalho.

Nós já encontrarmos algumas formas de fazer isso nos aprofundando em um mar de conteúdos do Leo Babauta e, como sempre, adicionamos algumas fundamentações científicas para justificar o que o Leo sugere.

Quer saber? Continue lendo.

Como pegar somente o que é importante?

Se resume a:

Limpe sua mente. Remova o que não importa. Saiba o que é essencial. Como você se sente? Em chamas? Ótimo! Agora é só atacar.

Não se preocupe em executar tudo agora. Leia e entenda primeiro.
Lá embaixo tem um passo a passo pra te ajudar a fazer tudo o que sugerimos.

Antes de tudo, prepare seu ambiente para acelerar o processo

Tire tudo da sua mente e coloque no papel

Se você já tem uma lista de tarefas, provavelmente tem algo que não está lá. É mais fácil gerenciá-las no papel do que na cabeça.

Caso você não tenha uma lista de tarefas, talvez esta seja uma boa hora para pensar em ter. Ela provavelmente está na sua cabeça. Mas não se preocupe, vamos ajudar você no passo a passo lá embaixo.

Elimine as tarefas não essenciais

Se você tem um conjunto de tarefas grande, como nós aqui no Indefinido, você vai se sentir aliviado por fazer isso.

Por que eliminar?

• Você passará a lidar com um número menor de tarefas.
• Você é um ser humano e tem um limite de coisas para lidar em um curto espaço de tempo

Perceba seus sentimentos em relação àquilo

Visualize você completando aquilo no futuro

Na hora de escolher pense: "Se eu olhar para trás depois de completar esta tarefa eu me sentirei orgulhoso?" De acordo com Leo Babauta, se sim, você tem chance de estar escolhendo certo.

Foque no que você realmente quer, em vez de somente no que tem que ser feito

As tarefas que são realmente importantes te dão uma sensação interna de orgulho. Se você se deparar com algo que só precisa ser feito, mas você não sabe o motivo, procurar saber é uma boa ideia.

Quando se trata de trabalho, seus objetivos precisam estar alinhados com o da empresa. Se você não está satisfeito com o seu trabalho tem chance de você estar executando tarefas somente a pedido do seu chefe. Se isso estiver acontecendo, sua próxima e mais importante tarefa é resolver esta situação.

Diminua o número de compromissos firmados e faça o que te alegra

Aprenda a dizer "não" e a valorizar o seu tempo. Antes de falar sim pra alguma coisa, pense se fazer aquilo vai criar valor e prazer pra você. Entenda que tipo de sentimento aquilo gera em você.

Da mesma forma, olhe para os compromissos atuais que não te trazem satisfação, como projetos urgentes e atividades extra-curriculares, e verifique se você pode se livrar deles. É apenas questão de ser honesto com a pessoa com quem você firmou o compromisso e dizer que mantê-lo não está de acordo com seus valores.

Saiba o que é essencial

Por "essencial" entenda: "está alinhado com suas metas".

Tenha certeza que suas metas realmente importam pra você. Cumprí-las vai te deixar orgulhoso?  O resultado gerado ao cumprí-la durará muitos dias? E meses? Se sim, é um bom sinal.

Não divida sua atenção entre muitas metas ao mesmo tempo. Quanto menos, mais fácil é de você alcançar alguma. Leo Babauta sugere no máximo três metas, mas defende ter apenas uma por vez.

Sabendo qual é sua meta principal, qualquer tarefa que é um passo na direção a alcançá-la pode ser considerado muito importante.

Escrevemos um post só sobre como escolher metas relevantes. Vale a pena dar uma olhada.

Defina um limite de tempo

Depois de julgar quais tarefas são importantes pra você, uma última coisa é definir um limite de tempo para trabalhar nelas por dia.

• Impede que você tenha tempo para o que não tem tanta importância quanto você pensava; e
• Obriga você a ser ainda mais seletivo em relação ao que escolhe fazer.

O tempo que você tem já é pequeno?

Um pequeno hack: diminua o fluxo de informações que chegam em você

Você precisa mesmo receber todo o fluxo de informação que chega até você? Dê uma conferida no seu feed de notícias e tente diminuir para 10, talvez 5 fontes que você considera mais relevantes.

Leo Babauta fala que notícias não geram mais nenhum valor a ele. Por muito tempo ele não lê jornais, assiste TV ou lê revistas, além de ter diminuido consideravelmente seu feed de notícias.

Também:

• Impede a poluição da sua consciência; e
• Deixa mais tempo para focar no que é importante.

Mostre-me os fatos

Preparar seu ambiente para acelerar o processo

• Diminuir a quantidade de coisas para lidar removendo tarefas antigas e esquecidas facilita que você compare suas tarefas umas entre as outras. Quando você inicia o trabalho de priorização, as tarefas com as quais você está lidando vão para sua memória de curto prazo, que tem espaço para apenas 7 itens. Então, quanto menos tarefas você tiver para comparar, mais eficiente será seu julgamento sobre a importância delas.

Sentir-se orgulhoso ao completar algo

• "Ahh, mas eu não sei se estou sentindo a coisa certa." Os finlandeses tem a resposta! Eles fizeram um mapa topográfico universal das sensações corporais associadas com estados conscientes de emoção. Basicamente se tiver sentindo coração ligeriamente rápido, pequenas ondas de calor, respiração ligeiramente acelerada e alguma manifestação em seus braços (igual nas regiões marcadas da imagem), você está no caminho certo!

Os finlandeses supõem que a ativação é do sistema cardiovascular, squeleto-muscular, neuro-endrócino e sistema nervoso autônomo.

Definir um limite de tempo

• Estudo do MIT demonstra que limites de tempo impostos por si mesmo aumentam em 37% a quantidade de tempo colocada em um exercício chato/cognitivamente estressante, preferencialmente limites de tempo igualmente espaçados (7 horas por dia). Imagina o que faz com exercícios divertidos que deixam orgulhoso?

Passo a passo: encontre suas tarefas mais importantes

Preparamos um pequeno procedimento para ajudar você a encontrar suas tarefas mais importantes. Se você seguir com cuidado, lembrando dos conceitos apresentados, você vai terminar com uma lista pronta para ser devorada. E o melhor, com sua força de vontade em chamas!

Pegue as tarefas mais importantes

•  Tire tudo que está na sua cabeça e coloque na sua lista de tarefas
•  Elimine tudo que não é essencial Retire da sua lista todas as tarefas que não fazem mais sentido
•  Pare um minuto e contemple a limpeza da sua lista de tarefas É muito bom parar para notar as pequenas melhoras na sua vida!
•  Filtre sua lista pensando se você realmente quer fazer cada uma das tarefas Separe todas as tarefas que você tem certeza que quer completar.
•  Filtre outra vez, mantendo apenas as tarefas alinhadas com suas metas Das tarefas que restaram, separe todas as que estão alinhadas com suas metas
•  Filtre mais uma vez, baseado no que você sente sobre cada tarefa Das tarefas que restaram, separe todas as que te farão sentir orgulho quando você olhar para trás e vê-las completadas. Pronto, estas são suas tarefas mais importantes.
•  Pare mais uma vez e perceba o fogo dentro de você. Comemore! É ou não é  uma sensação boa?

Defina um limite de tempo

• Diminua o fluxo de informações que chegam em você
• Diminua seu número de compromissos

Era isso que você estava esperando para implementar as ações da técnica de fazer apenas 3 coisas por dia? Agora você pode. Se você realmente quer tentar essa estratégia, comece agora ou crie um lembrete para fazer. Caso contrário, você já sabe o que acontece, não é?

Sugiro que dê uma olhada no próximo post, que é sobre como escolher metas relevantes.

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Você conseguiu priorizar suas tarefas mais importantes? Conseguiu executá-las? Se não, qual foi sua dificuldade? Vamos conversar nos comentários aqui embaixo. Não demoro mais que algumas horas pra responder.